Comme vous le savez, je déplore que les enregistrements audios et les procès-verbaux ne soient plus déposés sur le site web de la municipalité de North Hatley dans les jours qui suivent les séances du conseil.
1. Pourquoi n’y a-t-il plus d’enregistrements audios?
Selon la réponse de Mme Davis-Gerrish que j’ai reçue ce matin, l’absence d’enregistrements audios depuis le mois de juin s’explique par le départ à la retraite de la personne qui en était responsable. L’opération était jugée lourde : installer et démonter le système audio à chaque séance, puis nettoyer les bruits de fond avant la mise en ligne.
Après analyse, le conseil a donc décidé de ne plus diffuser les enregistrements audios, considérant que le procès-verbal constitue « le compte rendu officiel ».
Une solution simple existe pourtant
Plusieurs municipalités utilisent un micro fixe ou un enregistreur numérique très simple — sans aucun montage. L’audio brut est mis en ligne tel quel, accompagné d’un court avertissement. Cela fonctionne très bien et évite d’invoquer la complexité technique comme frein à la transparence.
2. Les procès-verbaux : un retard problématique, partiellement compensé par l’infolettre Entre Nous
Concernant le procès-verbal de novembre, Mme Davis-Gerrish indique qu’il doit d’abord être adopté à la séance suivante avant d’être rendu public. Le tout est donc adopté 30 jours plus tard et publié par la suite.
Pour pallier ce manque d’information, Mme Davis-Gerrish m’informe que l’infolettre Entre Nous présentera désormais un résumé des résolutions adoptées, accompagné d’une brève explication. C’est une excellente initiative. Le premier résumé a d’ailleurs été publié environ dix jours après la séance. Attention, il ne s’agit pas d’un procès-verbal en soi.
Cependant, je salue cet effort de transparence. Toutefois, dix jours avant cette publication, c’est long — et surtout, l’infolettre n’est pas accessible à tous. Pour que l’information soit réellement publique, je recommande que ce résumé soit publié sur le site web officiel également dans les 2 à 3 jours suivants la séance, et non seulement envoyé par courriel à une liste limitée 10 jours plus tard.
3. Une réponse rapide de la mairesse… mais un silence de la direction générale
Je tiens à souligner la rapidité et la courtoisie de Mme Davis-Gerrish, qui a pris le temps de me répondre.
À l’inverse, la direction générale n’a jamais donné suite à ma demande.
Dans la structure municipale, on contacte généralement la mairesse en second recours, si l’administration ne répond pas. Or, si la plus haute instance administrative ne peut pas répondre à un courriel en cinq jours ouvrables, cela soulève des questions. Est-ce un manque de ressources? Un trop plein de dossiers? Une surcharge de travail?
Ce silence demeure préoccupant.
4. Le procès-verbal peut être approuvé à la fin de la séance en cours
Selon le Code municipal du Québec (C-27.1), article 201 :
Le procès-verbal doit être approuvé séance tenante (pendant la séance) ou à la séance suivante. Mais le défaut de cette approbation n’empêche pas le procès-verbal de faire preuve.
Voici ce que cela signifie, en termes simples :
- Les décisions sont prises devant la population, au moment du vote.
- Elles sont effectives immédiatement, dès leur adoption.
- Le procès-verbal n’est que la transcription de ces décisions.
- Rien n’empêche la municipalité de publier un projet de procès-verbal dès le lendemain.
La loi encadre uniquement l’adoption, pas la diffusion du procès-verbal.
Le Guide d’accueil des élus du MAMH confirme que le procès-verbal est rédigé après la séance et adopté à la suivante — mais ne contient aucune interdiction de publier un projet avant cette adoption. L’approbation du procès-verbal à la fin de la séance ou à la séance suivante est une décision purement administrative.
5. Le conseil pourrait-il changer les décisions après la séance?
D’après ma recherche, la réponse est claire : non. Une décision adoptée en séance publique est :
- valide,
- exécutoire,
- opposable,
- et ne peut être modifiée après coup.
Le conseil ne peut pas changer ce qui a été décidé devant la population simplement en modifiant le procès-verbal. C’est illégal.
Pour changer une décision déjà adoptée, il faudrait :
- inscrire une nouvelle résolution à l’ordre du jour d’une séance publique;
- voter à nouveau pour modifier ou annuler la décision précédente.
Altérer un procès-verbal pour changer une décision sans résolution publique serait un manquement grave et susceptible d’intervention de la Commission municipale du Québec.
En conclusion
- Les décisions du conseil sont prises en public et ne changent pas après coup.
- Un projet de procès-verbal peut être publié légalement dès le lendemain de la séance.
- L’infolettre Entre Nous est une bonne initiative, mais ne remplace pas l’obligation de diffuser l’information sur le site officiel.
- L’absence de réponse administrative est préoccupante et mérite réflexion.
- Merci à Mme Gerrish-Davis pour sa réponse rapide.
Sur ce, je souhaite une bonne séance du conseil (ordre du jour) ce soir à 19 h.
Que la transparence continue de progresser à North Hatley!
Je crois qu’il est essentiel qu’une municipalité offre à ses citoyens l’accès intégral à chaque séance du conseil municipal, en format audio ou vidéo. Durant la période de la COVID, la municipalité avait mis en place une excellente initiative : la tenue des rencontres publiques par Zoom. Cette approche a également été reprise plus récemment lors de la présentation du plan directeur, démontrant que la municipalité possède déjà l’expertise et les outils nécessaires pour diffuser efficacement ce type de rencontres.
Grâce à ce procédé, il devient très simple d’enregistrer visuellement et en audio toutes les séances. Une telle captation ne nécessite d’ailleurs que très peu d’équipement : un simple ordinateur portable et, au besoin, l’ajout de deux petits micros USB. Même si l’enregistrement peut contenir certains bruits ambiants, les outils d’intelligence artificielle intégrés à Zoom permettent aujourd’hui de réduire efficacement la majorité de ces interférences.
Il est important de rappeler qu’à North Hatley, une grande partie des résidents sont présents de manière saisonnière. Le fait qu’ils ne soient pas physiquement au village pendant plusieurs mois n’enlève rien à leur désir de rester informés et impliqués dans les décisions de leur municipalité. C’est d’ailleurs une raison supplémentaire pour laquelle la réintégration de Zoom serait bénéfique. Cette solution permettrait aux citoyens résidant temporairement à l’extérieur de suivre les séances, d’être au courant des enjeux en cours et même de participer, malgré la distance.
Il serait donc à la fois souhaitable et important que les citoyens puissent avoir accès à ces enregistrements — au minimum en version audio, et idéalement en version audio et vidéo. Nous sommes en 2025, une époque où la technologie est non seulement accessible, mais largement maîtrisée.
Par ailleurs, certains citoyens pourraient offrir leur soutien, bénévolement ou moyennant une rémunération minimale, afin d’aider la municipalité à mettre en place un tel système. À mon avis, rendre disponibles ces informations essentielles contribuerait à accroître la transparence, la confiance et la participation citoyenne.
Merci, M. Jean-François, pour votre commentaire.
Vous soulevez un point essentiel : une partie de la population réside de façon saisonnière, et plusieurs personnes font régulièrement la navette entre Montréal et North Hatley.
Ces citoyennes et citoyens ne peuvent tout simplement pas assister aux séances en personne. Si on veut plus de participation citoyenne, il faut se mettre à jour.
Offrir un accès virtuel aux rencontres n’a rien de complexe. C’est, selon moi, une mesure simple et déterminante pour améliorer la participation citoyenne.