Selon la LCV (art. 333) et le CMQ (art. 201), le procès-verbal doit être rédigé par le greffier ou, le cas échéant, par le greffier-trésorier. Une fois rédigé, il passe par différentes étapes internes : adoption, signature, puis publication.
À North Hatley, le greffier-trésorier est M. Benoit Tremblay, qui agit également comme directeur général, ainsi que M. Mathieu Simoneau, greffier-trésorier adjoint récemment entré en fonction. C’est donc M. Tremblay ou M. Simoneau qui est, à ma compréhension, responsable de la rédaction du procès-verbal de chaque séance du conseil.
Approuvé à la séance suivante ou à la fin de la séance
En règle générale, le procès-verbal doit être approuvé au plus tard lors de la séance suivante. Toutefois, dans les municipalités régies par le Code municipal du Québec, il peut aussi être approuvé à la fin même de la séance. Dans le cas de North Hatley, toujours selon ma compréhension, le procès-verbal peut effectivement être approuvé à la fin de la séance.
Le procès-verbal peut notamment faire mention :
- de la présence des conseillères et des conseillers, ainsi que de leur heure d’arrivée et de départ ;
- de tous les votes du conseil, incluant les propositions rejetées et les avis de motion ;
- à la demande d’une élue ou d’un élu, de sa dissidence exprimée en séance à l’égard d’une résolution ou d’un règlement ;
- de l’abstention d’une élue ou d’un élu qui refuse de participer à un vote en raison d’un conflit d’intérêts.
On notera l’emploi du mot « peut » : la loi ouvre la porte, mais ne rend pas ces mentions obligatoires. Autrement dit, il reste une importante marge de manœuvre à la municipalité. Or, on le sait, ce qui est facultatif est souvent traité avec moins de rigueur que ce qui est exigé par la loi.
Accessibilité des procès-verbaux
Comme vous vous en doutez, c’est surtout la question de l’accessibilité des procès-verbaux qui m’interpelle. On précise que le procès-verbal doit être rendu accessible aux personnes qui souhaitent en prendre connaissance. En théorie, donc, un citoyen devrait pouvoir y accéder assez facilement et dans un délai raisonnable. Et oui, en théorie, mais pas en pratique!
Dans la pratique, à North Hatley, il semble pourtant difficile d’obtenir les procès-verbaux rapidement. Les délais de mise en ligne ou de transmission rendent la consultation plus compliquée qu’elle ne devrait l’être pour un document aussi central à la vie démocratique locale.
Pour aller plus loin, on peut d’ailleurs consulter le Guide d’accueil des élues et élus municipaux du MAMH, où l’on rappelle que le règlement de régie interne du conseil peut préciser :
- les délais à l’intérieur desquels les documents relatifs aux séances (ordres du jour, procès-verbaux, etc.) sont accessibles aux citoyennes et citoyens ;
- la possibilité de les consulter sur Internet ou d’en obtenir copie lors de la séance.
On y rappelle également que certaines exigences minimales sont prévues par la loi, notamment en ce qui concerne l’accès aux documents publics (Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels). Mais encore une fois, il s’agit surtout de principes théoriques : sur le terrain, leur application laisse clairement à désirer.
Documents manquants et silence de la direction générale
Au moment d’écrire ces lignes, j’ai envoyé un courriel à la direction générale de North Hatley, le lundi 24 novembre dernier, pour demander les procès-verbaux de novembre 2025 ainsi que les enregistrements audios des séances d’août, septembre, octobre et novembre 2025. Ce courriel est demeuré sans réponse, et ces documents ne sont toujours pas disponibles en ce vendredi 28 novembre 2025.
À suivre!
Sur ce, bonne lecture des procès-verbaux et écoute des audios… pour ceux qui sont disponibles!
Lien de référence :
https://cdn-contenu.quebec.ca/cdn-contenu/adm/min/affaires-municipales/publications/elections/guide_accueil_elus_municipaux.pdf
